伊藤羊一さんの「『足して引く』仕事の極意」に御意！

今日の伊藤羊一さんのVoicyは「『足して引く』仕事の極意」でした。

たとえばプレゼンするときには、まず話す情報を盛り込んで盛り込んで、つまりどんどん足していった後に引く、つまり削りに削っていくという話です。これ、ぼくなんかもとても共感できる話です。
Voicy 明日からの元気の源になる話（伊藤羊一）「『足して引く』仕事の極意」

プレゼンテーションの組み立てかた

たとえば社員の前で新年の挨拶するとか、入社式で挨拶する、ボーナス支給日に講話するなどの機会があります。ここ１年はすっかりオンラインでのトークになりましたが、リアルでもオンラインでも大体挨拶の時間は20分と決めています。まあ人が集中して話を聞くことのできる時間は20分が限界だと思っていますから。

ではその20分のプレゼンテーションのスライドをどうやって作るか、ぼくのやり方を紹介しますと・・

まずは台詞から

まず、台本を作ります。MacのPagesでテンプレートを作ってあるので、その表のマスを埋めていく形です。表は、左からスライド画像、タイム、台詞の３列になっていて、縦にはスライド１枚毎に１段としています。１枚のスライドでアニメーションを使うときには、アニメーション開始のクリック毎に１段としています。そう考えるとスライド１枚につき、というよりは１クリックにつき１段ということですね。

といっても、最初は一番左のスライド画像には手をつけません。一番右の台詞を書き出していきます。たいていの場合、新年挨拶のときでも新入社員に対するときでも話す内容は普段から考えているので、つまり今度機会があったらこんな話をしたいなということがあるので、テーマに困ることはあまりありません。

テーマが決まっていれば、それについて言いたいことをどんどん書いていきます。よく本に書いてあるのは、まずアウトラインを書き出して、それから肉付けしていくというものですが、そこについてはあまり徹底していません。というのはこれを書きたいと感じたときにどんどん書き進めた方が波に乗ることができるからです。だからアウトラインを書くことを頭におきながらも、その途中でアイデアが溢れ出てきたらそれを書き殴っていく感じですね。ですからここではこんな実例を加えておきたいとか、著名人の残したこんな言葉を紹介しておこうとか、そんなことを思いついたらどんどん書き加えていきます。そうやって書きながら、頭の中ではここではこんなスライド画像にしようとのイメージも作っていきます。

そうやって、最後まで台詞を仕上げます。

次にスライドを作ります

次にすることはスライドの作成です。これは１枚１枚本番で使える水準のスライドを作成します。絵コンテ的なものは作りません（本当は台詞作成の前の最初の段階で絵コンテを作ったほうがよいのでしょうけれど、絵も下手ですしそのやり方はとっていません）。ですから使用する画像もAdobe Stockやenvatoelements、あるいはフリーでダウンロードできるサイトのものを使い、あとで著作権の心配をしないで済む＝つったってどうせ社内なので著作権の心配はないでしょうけれど＝状態のスライドに仕上げます。

そうして一通りのスライドと台詞ができあがったところでリハーサル、というよりまあ読み上げですね、どのくらいの時間で終えることができるかの確認をします。Pagesの表のタイム欄に記入しながら計測します。

このように進めると、たいていは所定時間の２倍くらいになることが多いのです。２０分の予定だったら４０分くらいになります。ここから削る作業に入ります。削る作業に入ると同時にストーリー構成がおかしくないか、無理がないかも確認します。せっかく入れた実例や著名人の言葉を削らなければならないこともありますし、同様に画像を盛り込んで作り上げたスライドを削ることもあります。

あるいは一つの文章をギリギリまで短くシェイプアップしていきます。このブログの文章はそこまでの校正をしていないので多少ゆるい文章となっていますが、プレゼンのときには徹底的にスリム化します。だから文章だけ読むと、もしかしたら無味乾燥に見えるかも知れません。ただ実際のプレゼンでは口頭でしゃべることになりますから、ギリギリシェイプアップした文章でも、抑揚をつけたり緩急をつけたりすることができますからちょうどいいくらいになると思っています。むしろ原稿段階でスリム化をしておかないと話し言葉にしたときに冗長感が出てくると思います。

リーダーの仕事も「足して引く」

実は伊藤さんのVoicyでは、もう一つリーダシップの話にまでつながっていきました。一日前、つまり昨日のVoicyで「リーダー、マネージャーの心得７箇条」で紹介されていた話ですが、それは、「リーダーの仕事は、決断すること」というものです。「決断する」の意味は、「すること」を決断するだけでなく、「しないこと」を決断することも含むというものです。それが「足して引く」話です。

これも非常に大切な考え方ですね。ただ誤解してはいけないのは「やらないことを決める」前にやっておくべきことがある点です。伊藤さんもプレゼンテーション準備の例でおっしゃっていたように、順番としてはまずは足すことであり、引くのはその次なのでしょう。

たとえば会社で新事業のプロジェクトリーダーと打ち合わせするときなどにこんな場面がよくあるものです。プロジェクトで進めるべきタスクなりテーマはこれこれ、それらをこのようなスケジュールで、誰それにタスクをアサインしてやっていきたいと言うような提案が出てきます。そのときにありがちなのは、使える時間、使える人材などの制約を頭におきながらタスクやテーマを決めていくことです。

これ、悪いやりかたとは言い切れませんが、インフラの制約を前提にやるべきことのアイデアを考えていくと、必要なことでも手間や時間のかかることを始めから落としていってしまったりする。それはまずい。もちろん慣れてきて感覚的にこれは重要でないと瞬時に判断できるようになっていればよいのですが、まだそこまで経験を積めていないのであれば非常に危険です。

むしろ、プロジェクトの初期段階では、これが抜けてないか、あの仕事は抜けてないか、色々な場面を想定しながらみんなで議論して書き出すことが大切。その上でリソースの制約から優先順位を決めて、後回しにしたり落としていったりする。このプロセスを踏まないと、仕事が忙しいとかメンバーの数が足らないからとの理由で初めからできる範囲、使える時間の枠を前提に考えてしまった結果、やるべきことが抜けてしまうようなことになりかねません。

プロジェクトを始めるときには、時間をかけても大事だからやろうとか、やったほうがいいには決まっているが、優先順位としては最後に回していこう、などをしっかり議論して決めることが大切。それが「足して引く」の本質なのだろうと思います。

伊藤羊一さんのVoicyはいつもながら考えさせられたり、自分の考えを整理できたりするので、とてもありがたいと思っています。